Para que serve documentar um fluxo de processo?
Documentar o fluxo de um processo se mostra importante porque, em primeiro momento, expõe a atividade que deu origem a esse documento, relacionando-o diretamente com a sua função, a sua “razão” de existir. Depois, na tomada de decisão, podemos observar o direcionamento que foi dado ao documento, geralmente quanto a sua classificação. O evento intermediário se relaciona diretamente com a idade intermediária do documento, no qual ele aguarda seu destino final, seja ele a guarda permanente ou a eliminação. Documentar o fluxo de um processo serve, principalmente como forma de orientação para que suas atividades sejam realizadas corretamente.
Um fluxo de processo sistematiza as etapas de criações documentais. Como sabemos, a informação presente num documento de arquivo nunca se basta por si só. Ela possui um contexto orgânico, dentro de uma instituição, dentro de um fluxo de atividades. Então, um fluxo de processos permite identificar melhor esta organicidade documental, característica deveras relevante no meio arquivístico de gestão documental. Permitindo outras atividades como uma melhor indexação, verificação de autenticidade, compreensão da informção do documento...
Formulário de Pedido de compra: fluxo documental.
Pedido de compra > Atendimento > Preenchimento de dados > Verificação de dados (caso os dados não confiram, fluxo termina aqui) > Emissão de Pedido
