Atividade Individual- Funções arquivísticas: Definições e sua relação com os documentos arquivísticos digitais.

Boa tarde colegas!

 As funções arquivísticas segundo Rousseau e Couture (1998: 265) que são “produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão”, tem como intuito tornar mais eficiente os trabalhos do arquivista dentro de um programa de gestão documental. Podemos defini-las e relaciona-las com os documentos arquivísticos digitais, desta maneira:

• Produção-  Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição. SANTOS (2008:178). Nos arquivos digitais deve-se também observar a forma e os padrões (segurança e autenticidade/ veracidade) da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.

• Avaliação- A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente) BERNARDES (2008: 35). Assim, os documentos arquivísticos digitais seguem o mesmo processo, eles serão devidamente avaliados para que possa definir o seu prazo de guarda ou eliminação.

• Aquisição- Contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação; esta função, mais evidente nos arquivos permanentes [...] SANTOS (2008:179).Nos documentos digitais é necessário um programa de gestão documental para o cumprimento devido das fases.

• Conservação- As formas de conservação (Preservação, Conservação e Restauração) serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Nos documentos arquivísticos digitais estas formas de conservação são adaptadas ao tipo de suporte.

• Classificação- A classificação dos documentos foi objeto de muitas tentativas. Para reagrupar os documentos fizeram uso, ao mesmo tempo, locais, formas simbólicas, divisões por tipos de documentos ou por assuntos, a estrutura ou funções e atividades da instituição. ROSSEAU e COUTURE (1998:49). Portando nos documentos arquivísticos digitais da mesma forma serão reagrupados e classificados seguindo os padrões do plano de Classificação utilizado na instituição.

           

• Descrição- A descrição contribui para localização e uso dos documentos. Devem ser seguidos os manuais de descrição (NOBRADE) e as normas vigentes para toda a instituição.  Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação também para documentos digitais.

• Difusão- Na difusão é que reside o trabalho do arquivista de procurar os “meios de comunicação de massa, como vias de penetração de sua mensagem, nos dois sentidos: primeiro sobre a ação educativa e segundo para mostrar o que faz” o arquivo (BELLOTTO, 2005: 244). A difusão arquivos digitais é evidentemente mais fácil pois já estão em suportes que auxiliam na divulgação.

Funções arquivísticas e documentos arquivísticos digitais por Priscilla

Funções arquivísticas, propostas por Rousseau e Couture (1998, p.265), relacionadas aos documentos de arquivo digital, tendo como base as orientações do e-ARQ Brasil:

• Criação/produção

A arquivística entra nesta função para aperfeiçoar o rigor com que são produzidos os documentos, elaborando orientações como manuais para os executores da tarefa, "abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite" (SANTOS, Vanderlei, p. 178).

Na criação de documentos arquivísticos digitais, deve se ter o controle da execução apenas por pessoas autorizadas, encarregadas diretamente desta atividade, que são também normatizadas pelo órgão e pelo sistema jurídico.

• Avaliação

Abrange a elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade, o descarte ou eliminação ou guarda permanente dos documentos, a participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a realização de listagens de eliminação, a fiscalização relacionadas aos procedimentos correlatos, dentre outras atividades.

O sistema de gestão arquivística de documentos pode identificar, em metadado associado ao documento, a sua temporalidade e destinação. O SIGAD também listaria os documentos que já cumpriram o prazo da Tabela e dariam sua destinação, exceto a aqueles com pendências.

• Aquisição

Refere-se à entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Cabe a observância destes documentos por meio do arquivista, garantindo que estejam completos, confiáveis e autênticos. 

Quando um documento é incorporado em meio digital ao sistema de gestão arquivística, deve receber: registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso e arquivamento.

• Conservação/preservação

Consiste em manter o documento ao mais longo prazo, tanto fisicamente quanto intelectalmente. Cada suporte exigirá cuidados diferenciados, a depender de seus materiais envolvidos, por isso faz-se necessário um estudo técnico aprofundado para cada caso.

Para documentos digitais o olhar se volta essencialmente para fatores como: formato físico, formato lógico, sistemas gerenciadores, processos de migração, processos de replicação, lixo digital, durabilidade, confibilidade, formato digital, etc.

• Classificação

Entende-se por organização dos documentos através de divisões em classes, constituídas por meio do conhecimento das funções e atividades da instituição, resultando no Plano de Classificação. Objetiva facilitar o acesso aos arquivos, manter sua organicidade, dentre outros.

A classificação é um instrumento central de qualquer SIGAD. Como não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, estes são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo, número identificador, título, código.

• Descrição

Está comumente associada à fase permanente, porém, ela perpassa todo o ciclo de vida do documento. Compreende à descrição, a elaboração de índices e vocabulários controlados. No Brasil, o modelo de descrição é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - Nobrade.

Em sistemas digitais, a indexação pode ser feita de forma manual ou automática. Normalmente é feita com base em: tipologia docuemental, título ou cabeçalho do documento, assunto do documento, datas associadas com as transações registradas no documento e documentação anexada.

• Difusão/acesso

Permeia "tornar acessível os documentos e promover a sua utilização", segundo o dicionário técnico da Arquivística. Isto quer dizer não apenas a disponibilização do acervo, como também o conhecimento sobre a disponibilidade e sobre procedimentos de utilização e gestão dos arquivos.

No campo da Informática este acesso pode ser muito mais abrangente e facilitado, por meio de páginas da internet, de digitalizações, emails. Contudo, sendo submetidos a controles de acesso e segurança. Em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré-definidos, selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados. 

Atividade Individual: Institucionalizando o MCEByte - Luís Henrique G. dos Santos

Rousseau e Couture nos dão como base sete funções arquivísticas, sendo elas: a produção, a avaliação, a aquisição, a conservação, a classificação, a descrição e a difusão.

• Produção: Etapa onde é feita a criação do documento ou o seu recebimento. Deve-se observar a forma e os padrões da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.

• Avaliação: Os documentos digitais serão devidamente avaliados e serão estabelecidos os seus prazos de guarda ou eliminação. 

• Aquisição: É a forma como os documentos digitais entraram em contato com as atividades da instituição. Ele será incluído por meio da fase corrente e cumprirá o ciclo documental sendo relacionado com os fundos. Deve-se atentar para a sua inclusão nas atividades de funções desenvolvidas pela instituição. 

• Conservação: As formas de conservação serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Deve-se manter sempre atenção quanto à obsolescência dos suportes do documento.

• Classificação: Será a forma como os documentos serão reagrupados. Eles serão classificados seguindo os padrões do plano de Classificação empregado em documentos de outro suporte da instituição.

•  Descrição: Irão ser seguidos os manuais de descrição e as normas vigentes para toda a instituição.  Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação. Isto irá contribuir para localização e uso dos documentos.

• Difusão: A relação dos usuários com a informação e o acesso será prezada nesta etapa. A forma como a informação será difundida é primordial. Deve-se atentar para quem é destinada a informação e o uso de manuais é uma das ferramentas que deverão ser usadas.