Atividade Individual- Funções arquivísticas: Definições e sua relação com os documentos arquivísticos digitais.

Boa tarde colegas!

 As funções arquivísticas segundo Rousseau e Couture (1998: 265) que são “produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão”, tem como intuito tornar mais eficiente os trabalhos do arquivista dentro de um programa de gestão documental. Podemos defini-las e relaciona-las com os documentos arquivísticos digitais, desta maneira:

• Produção-  Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao produtor do documento por meio da elaboração de manuais de produção de documentos; a execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício do negócio da instituição. SANTOS (2008:178). Nos arquivos digitais deve-se também observar a forma e os padrões (segurança e autenticidade/ veracidade) da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.

• Avaliação- A avaliação documental é um processo multidisciplinar de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente) BERNARDES (2008: 35). Assim, os documentos arquivísticos digitais seguem o mesmo processo, eles serão devidamente avaliados para que possa definir o seu prazo de guarda ou eliminação.

• Aquisição- Contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência, testemunha do contexto de sua criação e fonte de informação; esta função, mais evidente nos arquivos permanentes [...] SANTOS (2008:179).Nos documentos digitais é necessário um programa de gestão documental para o cumprimento devido das fases.

• Conservação- As formas de conservação (Preservação, Conservação e Restauração) serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Nos documentos arquivísticos digitais estas formas de conservação são adaptadas ao tipo de suporte.

• Classificação- A classificação dos documentos foi objeto de muitas tentativas. Para reagrupar os documentos fizeram uso, ao mesmo tempo, locais, formas simbólicas, divisões por tipos de documentos ou por assuntos, a estrutura ou funções e atividades da instituição. ROSSEAU e COUTURE (1998:49). Portando nos documentos arquivísticos digitais da mesma forma serão reagrupados e classificados seguindo os padrões do plano de Classificação utilizado na instituição.

           

• Descrição- A descrição contribui para localização e uso dos documentos. Devem ser seguidos os manuais de descrição (NOBRADE) e as normas vigentes para toda a instituição.  Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação também para documentos digitais.

• Difusão- Na difusão é que reside o trabalho do arquivista de procurar os “meios de comunicação de massa, como vias de penetração de sua mensagem, nos dois sentidos: primeiro sobre a ação educativa e segundo para mostrar o que faz” o arquivo (BELLOTTO, 2005: 244). A difusão arquivos digitais é evidentemente mais fácil pois já estão em suportes que auxiliam na divulgação.