Funções arquivísticas, propostas por Rousseau e Couture (1998, p.265), relacionadas aos documentos de arquivo digital, tendo como base as orientações do e-ARQ Brasil:
- Criação/produção
Na criação de documentos arquivísticos digitais, deve se ter o controle da execução apenas por pessoas autorizadas, encarregadas diretamente desta atividade, que são também normatizadas pelo órgão e pelo sistema jurídico.
- Avaliação
Abrange a elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade, o descarte ou eliminação ou guarda permanente dos documentos, a participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a realização de listagens de eliminação, a fiscalização relacionadas aos procedimentos correlatos, dentre outras atividades.
O sistema de gestão arquivística de documentos pode identificar, em metadado associado ao documento, a sua temporalidade e destinação. O SIGAD também listaria os documentos que já cumpriram o prazo da Tabela e dariam sua destinação, exceto a aqueles com pendências.
- Aquisição
Refere-se à entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Cabe a observância destes documentos por meio do arquivista, garantindo que estejam completos, confiáveis e autênticos.
Quando um documento é incorporado em meio digital ao sistema de gestão arquivística, deve receber: registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso e arquivamento.
- Conservação/preservação
Consiste em manter o documento ao mais longo prazo, tanto fisicamente quanto intelectalmente. Cada suporte exigirá cuidados diferenciados, a depender de seus materiais envolvidos, por isso faz-se necessário um estudo técnico aprofundado para cada caso.
Para documentos digitais o olhar se volta essencialmente para fatores como: formato físico, formato lógico, sistemas gerenciadores, processos de migração, processos de replicação, lixo digital, durabilidade, confibilidade, formato digital, etc.
- Classificação
Entende-se por organização dos documentos através de divisões em classes, constituídas por meio do conhecimento das funções e atividades da instituição, resultando no Plano de Classificação. Objetiva facilitar o acesso aos arquivos, manter sua organicidade, dentre outros.
A classificação é um instrumento central de qualquer SIGAD. Como não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, estes são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo, número identificador, título, código.
- Descrição
Está comumente associada à fase permanente, porém, ela perpassa todo o ciclo de vida do documento. Compreende à descrição, a elaboração de índices e vocabulários controlados. No Brasil, o modelo de descrição é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - Nobrade.
Em sistemas digitais, a indexação pode ser feita de forma manual ou automática. Normalmente é feita com base em: tipologia docuemental, título ou cabeçalho do documento, assunto do documento, datas associadas com as transações registradas no documento e documentação anexada.
- Difusão/acesso
Permeia "tornar acessível os documentos e promover a sua utilização", segundo o dicionário técnico da Arquivística. Isto quer dizer não apenas a disponibilização do acervo, como também o conhecimento sobre a disponibilidade e sobre procedimentos de utilização e gestão dos arquivos.
No campo da Informática este acesso pode ser muito mais abrangente e facilitado, por meio de páginas da internet, de digitalizações, emails. Contudo, sendo submetidos a controles de acesso e segurança. Em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré-definidos, selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados.
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