Rousseau e Couture nos dão como base sete funções arquivísticas, sendo elas: a produção, a avaliação, a aquisição, a conservação, a classificação, a descrição e a difusão.
- Produção: Etapa onde é feita a criação do documento ou o seu recebimento. Deve-se observar a forma e os padrões da produção do documento nas atividades desenvolvidas pela instituição.
- Avaliação: Os documentos digitais serão devidamente avaliados e serão estabelecidos os seus prazos de guarda ou eliminação.
- Aquisição: É a forma como os documentos digitais entraram em contato com as atividades da instituição. Ele será incluído por meio da fase corrente e cumprirá o ciclo documental sendo relacionado com os fundos. Deve-se atentar para a sua inclusão nas atividades de funções desenvolvidas pela instituição.
- Conservação: As formas de conservação serão usadas para que o documento acompanhe e mantenha a sua integridade arquivística e que não se torne inacessível, por conta da perda da informação. Deve-se manter sempre atenção quanto à obsolescência dos suportes do documento.
- Classificação: Será a forma como os documentos serão reagrupados. Eles serão classificados seguindo os padrões do plano de Classificação empregado em documentos de outro suporte da instituição.
- Descrição: Irão ser seguidos os manuais de descrição e as normas vigentes para toda a instituição. Serão observados vários aspectos como os vocabulários, termos, e a indexação. Isto irá contribuir para localização e uso dos documentos.
- Difusão: A relação dos usuários com a informação e o acesso será prezada nesta etapa. A forma como a informação será difundida é primordial. Deve-se atentar para quem é destinada a informação e o uso de manuais é uma das ferramentas que deverão ser usadas.
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